Administração de compras

Administração de compras

 

É uma atividade de fundamental importância para o suprimento das necessidades de materiais de uma instituição

 

Setor de compra

·                 É um subsistema orientado para fora da empresa, com interação junto aos fornecedores externos e também junto a vários órgãos internos.

·                 Garante  os insumos e entradas, com conexão com ambiente externo.

·                 Interage com vários setores da empresa. Ex. planejamento e controle da produção (PCP); produção; engenharia de produto; controle de qualidade; controle de estoques, área financeira, etc.

 

 

Objetivos básicos de um departamento de compras seriam:

 

·                 Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produção;

 

·                 Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento que afete a operacionalidade da empresa;

 

·                 Comprar materiais aos menores preços, obedecendo a padrões de quantidade e qualidade definidos;

 

·                 Procurar sempre dentro de uma negociação justa e honesta as melhores condições para a empresa, principalmente em condições de pagamento.

 

·                 Suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento.

 

 

 

São atividades típicas do departamento de compras

·     Pesquisas de mercado,

·     Análises de custos e

·     Investigações de fontes de fornecimento

 

Outras atividades podem ser partilhadas com outros setores da instituição.

 

Normas fundamentais que devem ser seguidas pelo departamento de compras:

• Autoridade para compra;

• Pesquisas de fornecedores

• Registro de fornecedores;

• Registro de compras;

• Registro de preços;

• Registro de estoque e consumo;

• Arquivos e especificações;

• Arquivos de catálogos.

 

 

 

Tem papel importante na lucratividade da empresa porque seleciona os fornecedores de acordo com as necessidades da empresa em termos materiais e financeiros.

 

É responsável pela compra de materiais e produtos para atender a qualidade, a quantidade exata e os preços corretos, no tempo certo.

 

 

Possibilita a redução dos custos da empresa, por meio de negociações de preços.

 

 

Interfere nos resultados da empresa ao suprir a organização com os recursos materiais necessários.

 

O ciclo de compras é composto de cinco etapas:

1. Análise das ordens de compras (OCs) recebidas.

2. Pesquisa e seleção de fornecedores - é a pesquisa e a seleção da cadeia de fornecedores (supply chain).

3. Negociação com o fornecedor selecionado.

4. Acompanhamento do pedido (follow up).

5. Controle do recebimento do material comprado.

 

 

A pesquisa de fornecedor é com a finalidade de encontrar fornecedores que possuam condições de oferecer  os materiais necessários dentro das quantidades, dos padrões de qualidade requeridos pela empresa , no tempo determinado, com menores preços, melhores condições de pagamento e  empresa de transporte.

 

 

Classificação de fornecedores

 

 

Fornecedor monopolista: são os fabricantes de produtos exclusivos dentro do mercado.

 

Fornecedores habituais:  são os fornecedores tradicionais - eles possuem uma linha de produto padronizada e bastante comercial. Eles sabem que existe concorrência e que seu volume de vendas está ligado à qualidade de seus produtos e ao tratamento dado ao cliente.

 

Fornecedores especiais: são os que ocasionalmente prestam serviços ou produtos especiais ou processos específicos e que normalmente não são encontrados nos fornecedores habituais.

 

 

Fonte única: há exclusividade do produto fornecido (quer seja pela existência de monopólio, produto especial, ou mero acordo exigindo que o material seja obtido apenas daquele fornecedor).

 

 

Fonte múltipla: nesse caso o comprador tem livre acesso a diversas fontes de materiais, podendo escolher a que mais lhe agradar.

 

Fonte simples: poderia comprar de qualquer fornecedor, mas que por questões de planejamento e estratégia, firma um contrato de longo prazo com um fornecedor específico, sedimentando a relação comercial entre eles.

 

 

 

A função de compras, hoje faz parte do processo de logística das empresas e, por isso, tem a função de cuidar dos os níveis de estoque da empresa.

Com relação a essa preocupação com os níveis de estoque podemos dizer que

Altos níveis de estoque significam poucos problemas com a produção mas acarretam custo exagerado para sua manutenção (despesas com o espaço ocupado, custo do capital, pessoal de almoxarifado e controles)  e que

Baixos níveis de estoque podem fazer com que a empresa trabalhe num limiar arriscado aonde  qualquer contratempo pode  prejudicar  ou parar a produção.

 

 

Lembrando - O estoque excessivo leva ao desperdício de dinheiro e a perdas financeiras decorrentes dos custos mais elevados.

 

Uma empresa deve ter um cadastro de fornecedores baseado nas premissas de qualidade, preço e prazo, que norteiam a atuação do setor.

Deve ter também fornecedores cadastrados acima do mínimo necessário e manter os fornecedores atualizados sobre as metas das sua empresa;  antecipar às suas necessidades de aquisição.

 

 

O pedido de compras tem força de contrato e sua aceitação pelo fornecedor envolve o atendimento de todas as condições ali estipuladas. Ex.

·     Quantidade ,

·     Qualidade ,

·     Frequência de entregas,

·     Prazos  

·     Preços e

·     Local de entrega.

 

“Ganhar x Perder”, em que uma parte ganha na proporção em que a outra perde.

 

Hoje é “Ganhar x Ganhar” (win-win) – o segredo da boa negociação. Não há negociação quando apenas uma parte ganha e a outra perde.

 

 

Tipos de compra

 

Compra normal: acontece quando o prazo disponível permite que o comprador execute todas as atividades necessárias.

 

Compra emergencial: não há tempo para fazer todas as atividades necessárias, isso leva a compras desvantajosas.

 

Compras para investimento: envolvem as aquisições de bens e produtos que irão compor o ativo da instituição.

 

Compras para consumo: abrange  as compras de todos os produtos que serão consumidos em curto ou médio prazo.

 

Compra nova acontece quando o produto comprado é visto como algo distinto dos bens e serviços habitualmente comprados pela organização.

 

Recompra direta: os produtos a serem comprados são recorrentes logo pouca informação é necessária.

 

Recompra modificada: acontece quando os bens e serviços a serem comprados são recorrentes, mas os compradores buscam algumas mudanças nas compras futuras.

 

 

Lembre-se

Setor de almoxarifado -  confere os aspectos físicos do material

Setor de compras confere os documentos do pedido.

 

 

Área  financeira da empresa

·     Capital investido inferior

·     Menor custo de estocagem

·     Pagamentos reduzidos de juros